Cómo optimizar y sacar el máximo partido a tu base de datos de clientes

Si quieres personalizar efectivamente tus comunicaciones y optimizar tiempo y recursos, es indispensable optimizar la base de datos. Esto te da la posibilidad de conectar mejor con tus clientes por diferentes canales, como el Email y SMS Marketing.

Ten en cuenta que también es necesaria para reducir los costes de marketing a la hora de obtener tus objetivos. Cabe destacar que en menor tiempo y con costes más bajos que cuando se trabaja con una estrategia de marketing convencional.

Pero para obtener resultados realmente positivos, es preciso optimizar la base de datos. No pienses que una vez recopilada la información de los clientes ya está todo el trabajo listo. Considera que es algo que debes hacer con cierta frecuencia.

Consejos para optimizar base de datos

Sin duda, es un excelente aliado para cualquier estrategia orientada a las comunicaciones con los clientes. Por lo tanto, es vital que aprendas a optimizar la base de datos siguiendo algunos principios básicos:

1.- Centraliza los datos obtenidos

Es común que los datos de los clientes se dispersen en el sistema de información de las diversas herramientas que usan las empresas. Esto hace que cada vez se obtengan más datos personales de los clientes, pero resulta muy complicado explotarlos en su totalidad.

La solución a este problema es la centralización de los datos que posees. Para ello, debes dar respuesta a las siguientes preguntas:

• ¿Qué datos tienes?
• Mediante qué técnicas de recolección los obtuviste
• ¿Cuál es la finalidad de los datos con los que ahora cuentas?
• ¿Qué tratamiento le das a esa información de los clientes?

Lo recomendable es que antes de comenzar a optimizar la base de datos, tengas clara tu gestión de datos. Y además, puedas llevar a cabo un balance de los usos que haces de ellos.

2.- Asegúrate de que los datos estén actualizados

De nada te sirve tener una base de datos llena de clientes, si la información no está al día. Por esta razón, es de suma importancia que trabajes con datos actualizados, puesto que son un gran recurso para tu estrategia de marketing.

Debes saber que el almacenamiento de datos obsoletos, o que no son válidos, puede resultar muy costoso para tu negocio. Y no solo por los costos de almacenamiento innecesarios, sino que puede repercutir de forma negativa en tus campañas de marketing.

Para mantener la calidad de tu base de datos de clientes, debes limpiarla regularmente. Es el proceso de identificación de errores y la eliminación de los poco fiables.

Algunos de los errores más comunes que se presentan en las bases de datos son:

• Datos obsoletos, como direcciones de correo electrónico que ya no están activas.
• Errores humanos, por ejemplo, errores de redacción.
• Datos duplicados.

Todo esto se puede prevenir si haces un chequeo regularmente para validar la calidad de los datos. Esto te ayudará a mantenerla en orden y también a establecer comunicaciones efectivas con tus clientes.

3.- Trabaja con datos enriquecidos

Cuando se habla de optimizar la base de datos de clientes, hay que tener presente la limpieza de la misma. Esto significa que tienes que eliminar y modificar información. Pero esto debe ir de la mano de un proceso de enriquecimiento.

Consiste en completar la información que falta en tu base de datos de clientes. Por ejemplo, tener su fecha de nacimiento. También debes identificar nuevos tipos de datos para personalizar más tus campañas de marketing y la conversación con tus clientes.

4.- Estructura la información en columnas

Otra clave para optimizar la base de datos es la organización. Por ende, tienes que ordenar los datos relevantes de tu empresa de manera que ocupen una columna con encabezado. Por ejemplo, nombre, email, teléfono… y así con cada dato importante.

Aquí no interesa cuantas columnas tengas, lo realmente importante es que puedas hallar y filtrar cada dato con facilidad.  Puedes optar por información general: nombre, apellidos, teléfono, dirección  de email, fecha de aniversario…

Y si quieres tener una mejor segmentación de tus clientes, puedes optar por los siguientes datos: comunidad, población, país, edad, etc.

5.- Categoriza tu base de datos

Otro punto importante en el momento de optimizar la base de datos es llevar a cabo una categorización adecuada. Por lo tanto, no mezcles clientes actuales con posibles clientes, puesto que tus mensajes solo serán efectivos si van dirigidos a un público específico.

Recuerda que un prospecto potencial no va a tener los mismos intereses que un consumidor asiduo. Cada segmento de tu audiencia tiene que recibir un mensaje acordé a su recorrido y a sus necesidades o preferencias.

6.- Utiliza herramientas externas

También debes considerar que existen herramientas que pueden ayudar a tener una base de datos óptima para tu empresa. Estas te dan la posibilidad de obtener otras funciones, actualizar, enriquecer, estandarizar, duplicar o fusionar datos que provienen de diferentes orígenes.

Entre las opciones que hay en el mercado, puedes encontrar herramientas que te dan la posibilidad de integrar y migrar datos. Asimismo, existen otras que te permitirán actualizar y enriquecer los datos online. Lo ideal es que trabajes con la que mejor se ajuste a tus intereses.

7.- Asegúrate de cumplir con la LOPD

Cuando se trabaja con información personal de usuarios tienes que asegurarte de cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD). Por lo tanto, es un punto fundamental que no puede quedarse fuera a la hora de optimizar la base de datos.

Esta ley establece lo siguiente: «la protección de datos personales es un derecho fundamental de todas las personas que se traduce en la potestad de control sobre el uso que se hace de sus datos personales». Asimismo, asevera que ese control ayuda a evitar que puedan disponer de información sobre los usuarios que afecten su intimidad.

En la obligatoriedad, destaca que todas aquellas personas o empresas, tanto privadas como públicas, que tengan datos de carácter personal deben cumplir una serie de requisitos. Además de aplicar determinadas medidas de seguridad de acuerdo al tipo de datos que posean.

8.- Protege tu base de datos de clientes

Es de suma relevancia que limites el número de personas que pueden acceder a tu base de datos, puesto que se trata de un recurso estratégico y vital para tu negocio. Tienes que asignar accesos y permisos para aquellos que vayan a colaborar en la alimentación de la base.

Pueden coincidir o no con los que la vayan a usar, aunque hay que destacar que no puedes limitarlo exageradamente. Recuerda que la idea es tener una herramienta que sea actualizable y accesible para los miembros de los equipos de marketing, ventas y atención al cliente.

También es importante que te asegures de que la plataforma de marketing que vayas a utilizar cuente con todas las medidas de seguridad. Esta debe garantizar que los datos de tu base están salvaguardados de cualquier ataque informático.

Ahora que ya sabes cómo optimizar la base de datos, solo debes ponerte manos a la obra y comenzar a trabajar en ella. Si sigues los consejos mencionados el proceso será mucho más fácil, pero la clave de todo está en mantener siempre la información actualizada.

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