Come ottimizzare e sfruttare al meglio il tuo database clienti

Se desideri personalizzare in maniera efficace le tue comunicazioni ed ottimizzare tempo e risorse, è essenziale ottimizzare il database. Questo ti dà la possibilità di connetterti meglio ai tuoi clienti attraverso diversi canali, come Email e SMS marketing.

Tieni presente che il database è necessario anche per ridurre i costi di marketing al momento di raggiungere gli obiettivi. Vale la pena sottolineare che questo strumento ti permette di agire in tempi minori ed a costi inferiori rispetto ad una strategia di marketing convenzionale. 

Tuttavia, per ottenere risultati davvero positivi, è necessario ottimizzare il database. Non credere che, una volta raccolte le informazioni sui clienti, il tuo lavoro sia finito. Ricorda che si tratta di un’attività da svolgere con regolarità.

Suggerimenti per ottimizzare il database

Senza dubbio, il database è un ottimo alleato per qualsivoglia strategia orientata alla comunicazione con i clienti. È quindi fondamentale imparare ad ottimizzare il database secondo alcuni principi basilari:

1- Centralizza i dati contenuti

Accade spesso che i dati dei clienti si disperdano nei sistemi informativi dei vari strumenti utilizzati dalle aziende. Ciò significa che si ottengono sempre più dati personali dai clienti, ma che è molto difficile sfruttarli nella loro completezza.

La soluzione a questo problema è la centralizzazione dei dati in tuo possesso. A tal fine, è necessario rispondere a queste domande:

• Di quali dati disponi?
• Con quali tecniche di raccolta li hai ottenuti?
• Qual è la finalità dei dati in tuo possesso?
• Come elabori le informazioni dei clienti?

Prima di iniziare ad ottimizzare il database, è consigliabile che tu abbia un’idea chiara della gestione dei dati. Dovresti, inoltre, essere in grado di fare un bilancio degli utilizzi che ne fai.

2- Assicurati che i dati siano aggiornati

È inutile avere un database pieno di clienti se le informazioni non sono aggiornate. Per questo motivo, è estremamente importante lavorare con dati aggiornati, in quanto rappresentano una grande risorsa per la tua strategia di marketing.

Devi sapere che l’archiviazione di dati obsoleti o non validi può avere un costo elevato per la tua azienda. Non solo per i costi inutili di archiviazione, ma anche in termini di impatto negativo sulle campagne di marketing.

Per mantenere alta la qualità del tuo database clienti, devi ripulirlo con regolarità. La pulizia è il processo di identificazione degli errori e rimozione di dati poco affidabili.

Alcuni degli errori più comuni che si verificano nei database sono:

• Dati obsoleti, come indirizzi e-mail non più attivi
• Errori umani, ad esempio errori di battitura
• Duplicazione di dati

Tutti questi problemi possono essere evitati effettuando controlli regolari per convalidare la qualità dei dati. Questo ti aiuterà a tenere in ordine il database ed a stabilire una comunicazione efficace con i clienti.

3- Lavora con dati arricchiti

Quando si parla di ottimizzazione del database clienti, bisogna tenere presente la pulizia dello stesso. Ciò significa che è necessario che le informazioni vengano eliminate e modificate. Tuttavia la pulizia deve sempre andare di pari passo con un processo di arricchimento, che consiste nell’inserimento di informazioni mancanti nel database clienti.

Ad esempio, la data di nascita del cliente. Devi anche identificare nuovi tipi di dati al fine di personalizzare ulteriormente le tue campagne di marketing e la comunicazione con i clienti.

4- Struttura le informazioni in colonne

Altro punto chiave per ottimizzare il database è l’organizzazione. È necessario disporre i dati rilevanti della tua azienda in modo che occupino una colonna con un’intestazione. Ad esempio, ragione sociale, e-mail, telefono… e così via per ogni informazione importante.

In questo caso non è importante il numero di colonne, ciò che conta è riuscire a trovare e filtrare facilmente ogni informazione. Si possono scegliere le informazioni più generali: nome, o ragione sociale, cognome, numero di telefono, indirizzo e-mail, data di nascita…

E se vuoi avere una migliore segmentazione dei clienti, puoi aggiungere i seguenti dati: regione, provincia, paese, età, ecc.

5- Categorizza il tuo database

Un altro punto importante per l’ottimizzazione del database è una corretta categorizzazione. Perciò, non mischiare i già clienti con i clienti potenziali, poiché i tuoi messaggi risulteranno efficaci solo se indirizzati ad un pubblico specifico.

Ricorda che un prospect non avrà gli stessi interessi di un consumatore assiduo. Ogni segmento del pubblico deve ricevere un messaggio in base al suo percorso ed alle sue esigenze, o preferenze.

6- Utilizza strumenti esterni

Bisogna anche tenere a mente che esistono strumenti che possono aiutarti a creare un database ottimale per la tua azienda. Questi ti consentono di ottenere funzionalità diverse, di aggiornare, arricchire, standardizzare, duplicare o unire dati provenienti da fonti diverse…

Tra le opzioni presenti sul mercato, è possibile trovare strumenti che offrono la possibilità di integrare e migrare i dati. Parimenti, esistono strumenti che consentono di aggiornare e arricchire i dati online. L’ideale sarebbe lavorare con quello che meglio si adatta ai tuoi interessi.

7- Assicurati di rispettare la LOPD

Quando si lavora con i dati personali degli utenti è necessario assicurarsi di rispettare la Legge Organica sulla Protezione dei Dati Personali (LOPD). È un punto fondamentale che non può essere tralasciato nell’ottimizzazione del database.

La legge in questione dice quanto segue: “la protezione dei dati personali è un diritto fondamentale di tutti gli individui, che si traduce nel poter controllare l’uso che viene fatto dei dati personali”. Dichiara, inoltre, che questo controllo aiuta ad evitare che le informazioni relative agli utenti siano rese note, così da comprometterne la privacy.

Per quanto riguarda l’obbligatorietà, la legge sottolinea che tutte le persone o le imprese, sia private che pubbliche, che dispongono di dati personali, devono rispettare una serie di requisiti, oltre ad applicare determinate misure di sicurezza in base al tipo di dati in loro possesso.

8- Proteggi il tuo database clienti

È estremamente importante limitare il numero di persone che possono accedere al database, poiché si tratta di una risorsa strategica e vitale per la tua azienda. È necessario assegnare l’accesso ed i permessi a coloro che collaboreranno al caricamento dei dati sul database.

Queste persone possono essere o meno le stesse persone che lo utilizzeranno di fatto, anche se va sottolineato che non è possibile limitare eccessivamente l’accesso al database. Ricorda che l’idea è avere uno strumento aggiornabile ed accessibile ai membri dei team di marketing, di vendita e di assistenza clienti.

 È, inoltre, importante assicurarsi che la piattaforma di marketing che intendi utilizzare disponga di tutte le misure di sicurezza necessarie. Tale piattaforma deve garantire che i dati del database siano protetti dalla pirateria informatica.

Ora che sai come ottimizzare il tuo database, non ti resta che metterti all’opera ed iniziare a lavorarci. Seguire i suggerimenti summenzionati renderà il processo molto più semplice, ma la chiave di tutto è mantenere sempre aggiornate le informazioni.

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